MENGURUS MESYUARAT BERKESAN

MENGURUS MESYUARAT BERKESAN

1. Perlu atau tidak?

· “Adakah saya perlu mengadakan mesyuarat?”

· “Adakah cara lain untuk berkongsi maklumat selain mengadakan mesyuarat?”

· Kita perlu ingat bahawa setiap kali kita mengadakan mesyuarat, kita sebenarnya mengurangkan masa kawan-kawan kita.

· Jika ada cara lain untuk melakukannya, lebih baik gunakan cara itu.

2. Jangan terlalu kompleks dalam mengadakan sesuatu mesyuarat.

· Jemput mereka yang benar-benar penting dan benar-benar terlibat sahaja.

· Jadikan mesyuarat kita sesuatu yang ringkas, tetapi mencapai matlamat.

· Fokus kepada perkara yang hendak dibincangkan.

- Tarikh

- Masa

- Tempat

- Agenda perbincangan

3. Tentukan siapa yang bertugas.

· Pastikan ada orang membuat catatan.

4. Selaraskan perjalanan mesyuarat.

· Kita perlu mempunyai sifat kebapaan dan tenang dalam menghadapi pelbagai perselisihan pendapat dan idea.

· Lihat sesuatu itu melalui perspektif yang lebih luas.

5. Mulakan dengan bergaya.

· Kita boleh mengalu-alukan kedatangan mereka dan mengucapkan terima kasih atas kesudian.

· Ingatkan mereka tentang peraturan-peratuan mesyuarat seperti menjaga adab, disiplin, saling menghormati, tidak melengahkan masa.

· Sebut sedikit sebanyak matlamat dan visi.

6. Buat prakata untuk setiap agenda.

· Mulakan perbincangan dengan memastikan agenda yang akan dibincangkan.

7. Bincangkan agenda satu persatu.

· Pastikan kuasa setiap ahli mesyuarat difokuskan kepada satu agenda dalam satu-satu masa.

· Pastikan bahawa perbincangan sentiasa berada pada landasan yang tepat dan menuju keputusan yang diharapkan.

8. Pastikan semua faham

· Pastikan proses mencapai keputusan dalam satu-satu agenda difahami dengan jelas.

9. Mesyuarat yang baik mesti melibatkan semua orang.

· Jangan biarkan mesyuarat dikuasai oleh sesetengah ahli tertentu sahaja.

10. Buat kesimpulan yang jelas dan tepat.

· Tentukan jangka waktu dan tarikh akhir yang spesifik, dan juga siapakah individu bertanggungjawab atas setiap perkara.

· Setelah siap hantarkan salinan minit mesyuarat kepada setiap ahli.

11. Mohon petunjuk dan keberkatan Ilahi.

· Kita manusia tidak boleh lari daripada melakukan kesilapan. Buat keputusan yang terbaik, elakkan kesilapan, dan berdoalah supaya Allah meneguhkan kita pada pilihan yang tepat. Selepas itu bertindaklah atas keberkatan daripadanya.

Amalan bermesyuarat ini menepati kehendak Islam. Firman Allah s.w.t bermaksud :

“Dan urusan mereka diselesaikan dengan bermesyuarat.” (Surah al-Syura 42:38)